Al mismo tiempo que la comunidad universitaria vive los primeros meses del año académico, entre pasillos y archivos, un grupo de profesionales mueve incesantemente libros de un sector a otro. Algunos son cambiados de estanterías, mientras que el resto es empacado y guardado en bodegas.

Lo que a simple vista parece una rutina de limpieza, es en realidad parte de un proceso clave para la preservación del conocimiento por parte del estudiantado y del cuerpo académico e investigativo. Se trata del denominado descarte, tarea que anualmente desarrollan todas las bibliotecas, y que no es la excepción en la UdeC.

Con alrededor de 500 mil textos físicos y un crecimiento constante, sumado a la necesidad de las usuarias y usuarios de acceder a nuevos recursos y materiales que apoyen tanto el proceso de aprendizaje como las labores de investigación, el equipo de Bibliotecas UdeC se enfrenta a un complejo desafío para mantener accesibles sus espacios.

Reto que la Jefa de Circulación de Biblioteca Central, Carla Silva, enfrentó mediante el trabajo conjunto con un colega, quien la ayudó a concretar la idea de liberar espacio dentro de la colección para albergar el depósito de tesis que se encontraba en una bodega, que estaba oculto y que necesitaba una mayor visibilidad.

Espacio necesario pero que era ocupado por una gran cantidad de textos en mal estado, los que ya contaban con ediciones actualizadas. Por ello, se procedió a su retiro, “utilizando criterios que están claros dentro de nuestro proceso de descarte”, precisa Silva.

Trabajo que se inició el pasado mes de diciembre determinando qué sección se intervendría, ya que debido a su gran tamaño el procedimiento debe centrarse en ciertas áreas para cumplir su objetivo. Por ello, del total de categorías que van desde el 000 al 900, en lo que se conoce como el sistema Dewey, se decidió llegar solo hasta el 599.9.

Después, en enero comenzó el descarte propiamente tal, que comprendió tareas como retirar los ejemplares de las estanterías, organizarlos en una planilla de inventario en el cual se registra el análisis de la colección y las decisiones que se toman luego de ello. Con esta plantilla se informa a la Unidad de Gestión y Análisis de la Información, quienes se encargan de “dar de baja” cada ejemplar en el Sistema de Gestión de Bibliotecas, de manera que estos dejen de ser visibles como un material disponible para préstamo. Luego de borrar su presencia pueden donarse o reciclarse.

Ejemplares únicos

No obstante, antes de concretar la salida de un texto del sistema, las y los profesionales encargados tienen que revisar su procedencia y pertinencia a la colección. También deben responderse una serie de interrogantes, “¿Es un ejemplar único, raro o valioso?, ¿Está descatalogado en el mercado?, ¿Quién o quiénes fueron sus autores?, tratando de comprender la importancia de la publicación en cuanto a contenido y forma para luego pasar a criterios de conservación”, asegura Rose Marie Espinoza Candia, Jefa de Sala Chile.

La profesional comenta que en una segunda fase se revisa el material para determinar si cuenta con las condiciones para realizar su conservación preventiva e incorporarlo dentro de la colección. En los casos que se determina que el ejemplar cumple con alguna de estas condiciones, se solicita su procesamiento a la Unidad de Patrimonio Bibliográfico. “Nos sirve para llevar un registro de inventario, para finalmente disponerlo al acceso de las investigadoras y los investigadores”, agrega Espinoza.

Si bien, cada institución cuenta con diferentes criterios para llevar a cabo el descarte, el proceso debe ser descrito con claridad para, de esa manera, darle mayor certeza a él o la profesional que lo realiza. En este caso, dichas directrices se encuentran establecidas en un instructivo que indica los pasos a seguir, tal como lo explica Paula Díaz, Subdirectora de Bibliotecas UdeC.

«Cada aspecto tiene una ponderación que finalmente le dará un puntaje al o los ejemplares evaluados. Los criterios principales de este proceso son el deterioro evidente: partes desgarradas, hojas quemadas, ejemplares con hongos; o el no uso del ejemplar en un período superior o igual a 3 años, criterio que además se contrasta con el número de clasificación Dewey, el que da una mayor ponderación si corresponden a áreas del conocimiento que tienen una mayor actualización. Por ejemplo, informática y medicina que son áreas que tienen una fuerte actualización de sus conocimientos”.

Aunque al tratarse de un proceso dedicado a la conservación de archivos con varios años de existencia, se puede instalar la idea de que todo este tipo de material es valioso. No obstante, según explica Rose Marie Espinoza, la edad por sí sola no vuelve valioso a un libro.

“Si fuese por ello, las bibliotecas funcionarían sólo como depósito. Lo valioso, se lo da el significado mismo de su contenido, su impacto en la sociedad de acuerdo a los temas tratados o sus materialidades”.

Espinoza argumenta que además es necesario considerar otros factores, entre los que se encuentran las encuadernaciones especiales, en las cuales los nervios o costuras resaltan a la vista, o las hojas elaboradas en base a materiales poco comunes actualmente, como el corcho o el papel de pergamino.

Más allá de lo físico, la bibliotecóloga explica que, si el texto perteneció a un miembro destacado de la comunidad local o que contenga su firma, también le otorga un valor añadido que justifica su almacenamiento.

Aporte de valor añadido que puede verse perjudicado si el material presenta un daño irrecuperable, ya que no se debe olvidar que las hojas de los libros son un soporte propenso a la acumulación de microorganismos, como hongos y bacterias. Un ejemplo de ello es el trabajo realizado por el microbiólogo Yerko Quitral, quien, en una nota realizada por el diario El País de Uruguay, comentó que tanto el personal de bibliotecas como quienes poseen una colección en su casa pueden terminar con alergias, infecciones oculares, otitis e incluso desarrollar asma crónica si no adoptan las medidas necesarias.